Dockx Group

Vers plus de transparence et de structure
Qui?
Dockx Group
Quoi?

Dockx Group se compose de trois branches principales. Dockx assure la location de voitures, camions, motos et véhicules exclusifs. Dockx Logistics assure le transport maritime, ferroviaire, aérien et routier, ainsi que l’entreposage et la distribution. Dockx Movers facilite les déménagements, le stockage de meubles et d’archives pour les entreprises, les particuliers et l’industrie. Le siège de l’entreprise familiale est situé à Anvers. Seize ateliers de service, possédant ou non leur propre entrepôt, sont répartis dans toute la Belgique. La société compte 200 collaborateurs, 1 200 véhicules et une surface d’exploitation totale de 40 000 m2. Dockx Group réalise un chiffre d’affaires de 50 millions d’euros.

Joeri Dockx

L’expérience de Dockx avec Protime 360°

Réduction des coûts

« Le fait de pouvoir retrouver des informations rapidement nous fait gagner du temps. Le système central nous permet également de centraliser nos commandes. »

Gain de temps

« Le trafic de messagerie interne explosait. Maintenant, la messagerie interne n’est plus nécessaire. Pour les affaires urgentes, vous prenez le téléphone, le reste peut être traité via Protime 360°. »

Vue hélicoptère

« Les informations de tous les services en un seul endroit. »

Transparence

« Vous pouvez à tout moment rechercher des informations de manière autonome. Le fait de pouvoir supprimer mes tâches effectuées de ma liste est un apaisement. »

Une meilleure collaboration

« Compréhension de la contribution personnelle au projet. »

Centralisation

 

Le frère et la sœur Joeri et Sarah Dockx sont tous les deux membre de la direction chez Dockx Group. Ensemble, ils procèdent à une centralisation de grande envergure. Sarah Dockx : « Notre société a plusieurs spécialités, départements et succursales. C’est une bonne chose. Mais pour vivre avec notre temps, nous continuons à adapter notre manière de travailler. Il y a quelque temps, nous avons décidé de centraliser des services généraux tels que l’IT, les assurances, les ventes, les ressources humaines… afi n de nous permettre de gérer les personnes et les ressources avec prudence.

Bref, il y a place pour la synergie. Actuellement, tous les magasins sont également impliqués dans Protime 360° et ça marche très bien. Je pense que c’est principalement dû au fait que j’ai trouvé la manière la plus simple de l’expliquer ; au début, il fallait encore un peu chercher, vu que c’était assez nouveau pour moi également. Nous intégrons de plus en plus de choses et utiliser Protime 360° le plus possible devient tout doucement un automatisme. »

Sarah en Joeri Dockx

Points problématiques

 

Joeri Dockx explique : « Il nous manquait une vue d’ensemble globale sur les projets de nos collègues. Il arrivait que certaines choses soient exécutées deux fois, voire même trois. Cela devait s’améliorer. » L’un des problèmes auxquels l’entreprise était notamment confrontée était une culture de réunion illimitée. « Nos réunions duraient trop longtemps, nous ne parvenions pas à traiter tous les points à l’ordre du jour et nos procès-verbaux manquaient de structure. »

Tandis que la direction discute de la possibilité d’un intranet global, le directeur des ventes Mario De Bruyn se rappelle D’une récente confé- rence sur Protime 360°. Le management arrive très vite à la conclusion que Protime 360° est la solution idéale pour la gestion des réunions. Un panel de test du logiciel est lancé en septembre 2013, avant de poursuivre le déploiement au niveau de toute l’entreprise.

Le management arrive très vite à la conclusion que Protime 360° est la solution idéale pour la gestion des réunions.
Mario De Bruyn - Directeur Commercial

Structure organisationnelle optimale

 

La nouvelle méthodologie de travail pendant les réunions est d’emblée un succès. Joeri Dockx : « Nous ne discutons maintenant que des points que nous avons préalablement introduits dans le système. Et, plus important encore, nous parvenons à traiter tous les points à l’ordre du jour. De plus, le ‘procès-verbal’ est toujours à jour. » Sa sœur tient à jour une mini-enquête auprès des utilisateurs de Protime 360°.

Comment vivent-ils la solution ? « Ce qui est le plus frappant, c’est que plus rien n’est laissé pour compte. Nous restons tous concentrés. » Protime 360° incite même Dockx Group à réfléchir à sa structure organisationnelle. « Nous avons besoin de plus de transparence. Nous avons par exemple examiné et adapté notre système de recrutement. Maintenant, tout le monde peut consulter tous les postes vacants dans Protime 360°. »

Nous pouvons maintenant procéder de manière centralisée. Cela fait une différence en termes de temps, de budget et de frustration.
Sarah Dockx - Direction

Structure et transparence

 

Avec Protime 360°, Dockx Group est sur la voie de la structure et de la transparence. Il procède étape par étape. « Après le module de réunion, nous avons déjà repris dans Protime 360° des projets tels que la maintenance, la gestion des vêtements de travail, des imprimés, de la prévention, des assurances. C’est un monde de différence ! Alors qu’avant, nous avions différents points de contact et fournisseurs, nous pouvons maintenant procéder de manière centralisée. Cela fait une différence en termes de temps, de budget et de frustration » explique Sarah Dockx.

Bientôt, l’équipe inclura également les seize points de vente dans Protime 360°. La communication concernant les affaires courantes, les objectifs et les commandes se déroulera dès lors via l’application. « Ce sera notre première étape hors de ce site. » Grâce à cette étape, Dockx poursuit son ‘chemin’. « Dans le futur, nous voulons coupler Protime 360° à notre propre Intranet. En outre, le Nouveau Travail est un thème pour l’avenir. Mais first things first. »

Sarah Dockx

Conseils de Sarah Dockx pour la mise en œuvre

Désignez quelques ambassadeurs

« Vous avez besoin de personnes qui accompagnent les utilisateurs. Actuellement, j’assiste à quelques réunions et je donne des conseils concernant l’utilisation. »

Mettez des instructions en ligne

« Inspirés par Protime, nous avons lancé le site web ‘Dockx Academy’. Les collaborateurs peuvent le consulter pour y trouver des explications et des vidéos instructives. »

Impliquez les collaborateurs

« Nous avons tenu compte du feed-back de nos collègues en supprimant certaines étapes dans la documentation du projet. Ainsi, l’application respire avec ses utilisateurs. »